Di susun oleh: Maulidina dewi
A.Pengertian Surat Niaga
Surat niaga adalah surat yang digunakan seseorang atau organisasi perusahaan untuk menyampaikan berita informasi yang berhubungan dengan perniagaan. Dunia niaga atau bisnis adalah dunia yang penuh kesibukan, ketika waktu adalah uang dan segala tindakan akan selalu berdasarkan efisiensi dan efektivitas.
B.Jenis-Jenis Surat Niaga
Surat niaga memiliki beberapa macam jenis. jenis surat niaga yang sering digunakan ada 10, yakni sebagai berikut:
1. Surat Perkenalan
Surat perkenalan adalah surat yang isinya bertujuan untuk memperkenalkan hasil produksi suatu perusahaan yang dilengkapi dengan keterangan lengkap dari penjual kepada para calon pembeli.
Syarat-syarat membuat surat perkenalan adalah sebagai berikut.
1. Menggunakan bahasa yang sopan dan hormat,jelas,singkat, tetapi padat.
2. Memperkenalkan nama perusahaan, alamat perusahaan, nomor telepon, bidang usaha, dan manfaat atas barang/jasa yang diperkenalkan.
3. Mencantumkan kapan perusahaan itu mulai bergerak dalam usahanya.
4. Memberikan gambaran kemampuan yang dimiliki,tenaga ahli,dan peralatan yang di pakai.
5. Mencantumkan pekerjaan/proyek yang pernah ditangani.
6. Harus dapat meyakinkan pembaca/penerima surat bahwa barang/jasa yang diproduksi berkualitas tinggi dan telah banyak digunakan khalayak banyak.
7. Mencantumkan sertifikat ISO jika ada.
8. Khusus untuk instansi pemerintah,berkas-berkas seperti Tanda Daftar Rekanan (TDR), Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP) dan, Nomor Pokok Wajib Pajak harus di lampirkan.
2.Surat Permintaan Penawaran
Surat permintaan penawaran adalah surat yang di buat calon pembeli dan dikirimkan kepada penjual.surat ini berisi tentang permintaan informasi mengenai harga,syarat jual beli,dan katalog dari barang atau jasa tertentu yang di butuhkan.
Surat permintaan penawaran merupakan tahap awal dari proses terjadinya transaksi bisnis karena ketika calon pembeli meminta keterangan mengenai barang dan jasa yang akan di beli,akan ada respons dari penjual untuk menerangkan hal-hal apa yang ingin diketahui oleh calon pembeli.
Terdapat beberapa langkah yang perlu diperhatikan dalam menyusun surat permintaan penawaran daftar harga,yaitu:
1. Menetapkan lebih dulu jenis barang/jasa yang diperlukan berdasarkan informasi dari iklan,surat perkenalan,atau penawaran melalui telepon.
2. Menentukan kapan barang tersebut diperlukan.
3. Menanyakan syarat pembayaran dan penyerahan barang.
4. Menanyakan informasi pemberian potongan harga.
5. Meminta informasi terkait cara pengiriman barang.
6. Menanyakan apa yang diperlukan untuk melengkapi surat permintaan tersebut.
7. Menanyakan kemudahan yang diperoleh pembeli,seperti servis gratis,garansi,dan layanan purnajual
8. Menanyakan layanan jasa lain yang dapat diberikan oleh penjual.
9. Meminta daftar harga,selebaran (leaflet),brosur,katalog,sampel,atau monster (contoh barang dagangan) yang di butuhkan.
3.Surat Penawaran
Surat penawaran adalah surat dari penjual kepada calon pembeli yang berisi penawaran barang atau jasa.surat penawaran di buat karena dua alasan berikut.
1. Surat penawaran dibuat atas inisiatif penjual karena adanya produk barang atau jasa yang harus menggunakan bahasa yang menarik.
2. Surat penawaran merupakan balasan dari surat permintaan penawaran yang isinya menerangkan hal-hal yang ditanyakan oleh calon pembeli.
Untuk menyusun surat penawaran yang baik dan efektif,berikut adalah beberapa cara yang dapat dilakukan.
a. Menggunakan gaya bahasa yang menarik untuk menimbulkan minat calon pembeli.
b. Memerinci barang yang di tawarkan dengan keterangan yang lengkap dan sebaiknya dilampiri gambar-gambar produk untuk menghindari keraguan calon pembeli.
c. Merekomendasikan bahwa barang tersebut bermutu tinggi dan merupakan keharusan untuk memilikinya.
d. Menjamin ketentuan harga,cara pengiriman penyerahan barang,dan pelayanan yang menarik.
e.Memberikan potongan harga yang menarik,dengan syarat pembayaran yang mudah dan ringan.
f. Mencantumkan sifat penawar barang/jasa (penawaran bebas,penawaran terikat ,dan penawaran berjangka)
-penawaran bebas adalah apabila sewaktu-waktu terjadi perubahan harga barang yang ditawarkan,penjual tidak perlu memberitahukan terlebih dahulu.
-penawaran terikat adalah penawaran tetap,yaitu apabila terjadi perubahan dikemudian hari,pembeli harus diberitahukan terlebih dahulu.
-penawaran berjangka adalah penawaran yang hanya berlaku pada waktu tertentu.
4. Surat Pesanan
Surat pesanan adalah surat yang isinya memesan barang/jasa tertentu dari pembeli kepada penjual.biasanya pesanan dilakukan setelah menerima surat permintaan penawaran atau daftar harga.
Surat pesanan adalah surat yang berasal dari pembeli,sehingga kedudukannya kuat.Namun,sebelum melakukan pesanan pembelian,pembeli harus mempertimbangkan hal-hal berikut.
-apakah harga yang ditawarkan sesuai atau tidak,sehingga nantinya dapat menguntungkan perusahaan.
-syarat-syarat yang ada dalam surat penawaran,apakah dapat diterima atau tidak.
-keadaan keuangan ,apakah ketersediaan uang mencukupi atau tidak.
-apakah barang yang dipesan sesuai dengan kebutuhan.
5. Surat Konfirmasi Pesanan
Surat konfirmasi pesanan merupakan data yang diisi oleh penjual berdasarkan surat pesanan atau via telepon dari pemesan,tentang pesanan yang terdiri atas nama barang,jumlah,harga,dan syarat jual beli lainnya,seperti tempat penyerahan,waktu penyerahan,dan cara pembayaran.
6. Surat Penolakan Pesanan
Isi surat penolakan pesanan harus diungkapkan dengan bijaksana dan menyatakan penghargaan atas pesanan tersebut.caranya dengan mengucapkan terimakasih kepada pembeli,serta memberikan alasan yang logis mengenai pesanan yang tak dapat dipenuhi.tentunya dengan bahasa yang halus dan sopan agar hubungan baik dengan pemesan tetap terjaga.
Surat penolakan pesanan dibuat oleh penjual dan bersifat menawarkan solusi kepada pelanggan apabila terjadi suatu masalah terkait pesanan,misalnya:
-persediaan barang tidak ada/habis,barang yang dipesan jumlahnya tidak mencukupi,atau barang tersedia,tetapi berbeda jenis dan warnanya.penjual harus mampu memberikan solusi,yaitu dengan menyampaikan bahwa persediaan barang habis dan tawarkan barang pengganti jika ada.
-apabila terjadi kenaikan harga barang,sampaikan sajaa kondisi tersebut kepada pelanggan dan tawarkan apakah pelanggan bersedia membeli barang dengan harga yang baru.
7. Surat Pengiriman Pesanan
Surat pengiriman pesanan adalah surat yang dikirim oleh penjual dan isinya memberitahukan kepada pembeli bahwa surat pesanan sudah diterima.
Surat pengiriman pesanan untuk pembeli harus disertai dengan surat pengantar barang yang berfungsi sebagai tanda bukti penerimaan barang,yang nantinya harus ditandatangani oleh pemesan.
Surat pengiriman pesanan memiliki beberapa fungsi seperti berikut.
1. Untuk meyakinkan pembeli bahwa pesanan sudah dilayani dengan baik.
2.sebagai pedoman pengiriman suatu barang.
3.sebagai alat untuk memeriksa kesesuaian antara barang yang dipesan dan barang yang dikirim.
4. sebagai alat penagihan apabila pembeli lupa melakukan pembayaran atau tidak mau membayar.
5.sebagai barometer maju tidaknya suatu perusahaan.
8.Surat Pengaduan/Penuntutan
Surat klaim atau pengaduan adalah surat pemberitahuan kepada penjual yang dibuat oleh pembeli mengenai ketidaksesuaian barang yang diterima dan barang yang dipesan disertai dengan tuntutan dan penyelesaian.
Dalam penyusunan surat pengaduan,hendaknya menyampaikan alasan yang kuat,seperti:
1.menyebutkan dengan jelas kondisi barang,misalnya rusak atau jumlah dan kualitasnya tidak sesuai,
2.memberikan bukti-bukti tentang hal yang tidak memuaskan karena kesalahan/kelalaian penjual,misalnya barang terlambat datang atau hilang,
3.menyebutkan macam-macam penyelesaian yang dikehendaki,diantaranya:
a.meminta potongan harga(rafaksi),
b.meminta penggantian barang,
c.meminta ganti rugi,
d.meretur(mengembalikan)barang yang dipesan,dan
e.membatalkan pembelian
9.Surat Pengiriman Pembayaran
Surat pengiriman pembayaran adalah surat yang dibuat oleh pembeli,untuk memberitahukan kepada penjual bahwa barang kiriman sudah diterima dan pembayaran sudah dilakukan.surat pengiriman pembayaran dibuat oleh pembeli apabila barang kiriman dari penjual sudah sesuai atau tidak bermasalah.
Surat pengiriman pembayaran mengandung beberapa unsur didalamnya,yakni sebagai berikut.
a.jumlah barang yang diterima
b.harga faktur,yaitu harga yang harus dibayar
c.waktu pembayaran
d.cara pembayaran
e.besarnya pembayaran
f.bukti pembayaran
Dalam menyusun surat pengiriman pembayaran,hal-hal berikut perlu di perhatikan.
a.lihat kembali isi surat pengiriman barang.
b.periksa jumlah uang yang akan dibayarkan.
c.lampirkan bukti pembayaran.
d.jelaskan cara pembayaran.
e.beri alasan jika tidak dapat membayar penuh.
10.Surat Penagihan
Surat penagihan adalah surat yang dibuat oleh penjual kepada pembeli yang berisi peringatan agar membayar hutang,yakni hutang yang sudah lewat tanggal jatuh tempo atau dengan perjanjian.surat penagihan hendaknya memperlihatkan maksud yang pasti,tetapi dengan tindakan yang hati-hati dalam memperingatkan agar mendapatkan hasil penagihan dan tidak merusak hubungan baik.tujuan penangihan bukan semata-mata mendapatkan uang,melainkan untuk mempertahankan hubungan baik dengan pihak pembeli.
Hal-hal yang perlu dikemukakan dalam surat penagihan adalah sebagai berikut.
1.menyebutkan jangka waktu pembayaran yang sudah lewat.
2.besar tunggakan yang harus dibayar/dilunasi.
3. Tanggal transaksi dan nomor faktur yang sudah lewat.
4.cara pengiriman/pembayaran uang yang diinginkan oleh pembeli.
5.menyebutkan hal lain,misalnya peringatan atau ancaman(jika diperlukan)
Pengiriman surat penagihan dapat dilakukan beberapa tahap,yakni:
1.Surat penagihan pertama,berisi peringatan pertama kepada pelanggan akan suatu kewajiban (utang) yang telah jatuh tempo.
2. Surat penagihan kedua agak lebih tegas dari yang pertama.
3.surat penagihan ketiga dikirimkan dengan melampirkan surat tagihan 1 dan 2.isinya menegaskan dan memberikan peringatan yang keras terkait pelunasan utang.jika pembeli tetap tidak melunasi utangnya,penjual akan menagih dengan bantuan bank(inkaso).
4. Surat penagihan keempat merupakan peringatan terakhir dengan nada yang lebih keras,yaitu berupa ancaman kepada pembeli bahwa penjual akan mengadukan pembeli kepada pihak yang berwajib karena tidak juga melunasi utangnya.
Sumber:
Penyusun: Sri Endang R.,Sri Mulyani, dan Suyetty.korespondensi (kurikulum 2013 KI KD 2017)
Tidak ada komentar:
Posting Komentar