Di susun oleh: Maulidina dewi
A.Pengertian Surat Masuk
Surat masuk adalah surat-surat yang di terima oleh suatu organisasi/perusahaan yang berasal dari seseorang atau dari suatu organisasi.surat masuk dapat di tangani dengan dua pola,yaitu pola sentralisasi dan pola desentralisasi.
•Pola sentralisasi merupakan pola penanganan berkas yang dilakukan secara terpusat.Pola ini lebih banyak dipakai pada lembaga pemerintahan dan BUMN,tetapi tidak menutup kemungkinan ada pula beberapa lembaga swasta yang menggunakan pola ini.
•Pola desentralisasi adalah pola yang mempunyai ciri kegiatan administrasi dilakukan di setiap bagian dari unit pada kantor. Pola ini banyak diterapkan oleh perusahaan swasta karena lebih efisien dan lebih cepat dalam penanganan administrasinya.
Kedua sistem tersebut banyak diterapkan di berbagai perusahaan di indonesia.Tetapi,sistem buku agenda merupakan sistem yang paling banyak digunakan.Sedangkan,sistem kartu kendali umumnya digunakan dilingkungan kantor yang kegiatan surat-menyuratnya tinggi.
Surat masuk adalah surat-surat yang di terima oleh suatu organisasi/perusahaan yang berasal dari seseorang atau dari suatu organisasi.surat masuk dapat di tangani dengan dua pola,yaitu pola sentralisasi dan pola desentralisasi.
•Pola sentralisasi merupakan pola penanganan berkas yang dilakukan secara terpusat.Pola ini lebih banyak dipakai pada lembaga pemerintahan dan BUMN,tetapi tidak menutup kemungkinan ada pula beberapa lembaga swasta yang menggunakan pola ini.
•Pola desentralisasi adalah pola yang mempunyai ciri kegiatan administrasi dilakukan di setiap bagian dari unit pada kantor. Pola ini banyak diterapkan oleh perusahaan swasta karena lebih efisien dan lebih cepat dalam penanganan administrasinya.
Kedua sistem tersebut banyak diterapkan di berbagai perusahaan di indonesia.Tetapi,sistem buku agenda merupakan sistem yang paling banyak digunakan.Sedangkan,sistem kartu kendali umumnya digunakan dilingkungan kantor yang kegiatan surat-menyuratnya tinggi.
B.Penanganan Surat Masuk Sistem Buku Agenda
Sistem buku agenda adalah sistem penanganan surat yang menggunakan buku agenda sebagai sarana memproses surat.
•Prosedur penanganan surat masuk sistem buku agenda adalah sebagai berikut:
a)Penerimaan Surat
Penerimaan surat dapat dilakukan oleh mereka yang biasanya bekerja di bagian depan kantor atau front office, seperti satpam dan resepsionis (receptionist). Bahkan ada di perusahaan yang kecil penanganan suratnya dilakukan oleh resepsionis juga. Kegiatannya mulai dari menerima sampai penyimpanan arsip, Karena tempat mereka memang ada di pintu masuk suatu kantor, maka apabila ada surat yang masuk, baik yang diantar oleh petugas pos maupun oleh seorang kurir, merekalah yang sering kali menerima surat.
Kegiatan penerimaan surat masuk meliputi:
a.pengumpulan surat masuk,
b.perhitungan jumlah surat masuk,
c.pemeriksaan petepatan alamat si pengirim,
d.pengelompokan surat/dokumen berdasarkan jenisnya,
e.penandatanganan dan pemberian stempel pada bukti pengiriman sebagai bukti bahwa surat/dokumen telah diterima,
f.membuka dan memeriksa keakuratan surel yang diterima melalui pengindentifikasian lampiran surel sesuai prosedur perusahaan.
Penerimaan surat dapat dilakukan oleh mereka yang biasanya bekerja di bagian depan kantor atau front office, seperti satpam dan resepsionis (receptionist). Bahkan ada di perusahaan yang kecil penanganan suratnya dilakukan oleh resepsionis juga. Kegiatannya mulai dari menerima sampai penyimpanan arsip, Karena tempat mereka memang ada di pintu masuk suatu kantor, maka apabila ada surat yang masuk, baik yang diantar oleh petugas pos maupun oleh seorang kurir, merekalah yang sering kali menerima surat.
Kegiatan penerimaan surat masuk meliputi:
a.pengumpulan surat masuk,
b.perhitungan jumlah surat masuk,
c.pemeriksaan petepatan alamat si pengirim,
d.pengelompokan surat/dokumen berdasarkan jenisnya,
e.penandatanganan dan pemberian stempel pada bukti pengiriman sebagai bukti bahwa surat/dokumen telah diterima,
f.membuka dan memeriksa keakuratan surel yang diterima melalui pengindentifikasian lampiran surel sesuai prosedur perusahaan.
b)Penyortiran Surat
Setelah surat diterima dari resepsionis selanjutnya surat dipisahkan berdasarkan alamat yang dituju. jika surat itu untuk perseorangan dan menyangkut masalah pribadi, maka surat dapat diberikan langsung kepada alamat yang dituju, tetapi apabila surat itu merupakan surat dinas karena menyangkut kepentingan perusahaan/organisasi, maka surat tersebut harus diproses lebih lanjut.
Kegiatan penyortiran surat masuk meliputi:
a.memisahkan antara surat dinas dan surat pribadi,
b.menggolongkan surat dinas berdasarkan tiga kategori,yaitu surat rahasia,surat penting,surat biasa.
Setelah surat diterima dari resepsionis selanjutnya surat dipisahkan berdasarkan alamat yang dituju. jika surat itu untuk perseorangan dan menyangkut masalah pribadi, maka surat dapat diberikan langsung kepada alamat yang dituju, tetapi apabila surat itu merupakan surat dinas karena menyangkut kepentingan perusahaan/organisasi, maka surat tersebut harus diproses lebih lanjut.
Kegiatan penyortiran surat masuk meliputi:
a.memisahkan antara surat dinas dan surat pribadi,
b.menggolongkan surat dinas berdasarkan tiga kategori,yaitu surat rahasia,surat penting,surat biasa.
c) Pencatatan Surat
Pencatatan dilakukan dengan menggunakan buku agenda. Petugas dapat membuka dan membaca surat untuk mengetahui apakah surat tersebut merupakan surat dinas biasa, penting atau rahasia. Untuk surat rahasia, petugas tidak diperbolehkan membaca surat, kecuali sudah diizinkan oleh pimpinan. Pencatatan ini sangat penting dilakukan, karena dapat diketahui volume surat masuk setiap hari, minggu, bulan, dan tahun. Juga memudahkan dalam penyimpanan sehingga surat akan lebih mudah ditemukan. Setelah dicatat selanjutnya petugas membubuhkan stempel agenda sebagai tanda bahwa surat sudah dicatat.
Kegiatan pencatatan surat meliputi:
a.membuka,membaca,dan menandai pokok surat,
b.memeriksa lampiran,apakah sesuai atau tidak,
c.membubuhkan tanggal dan paraf penerima surat pada stempel agenda,
d.mencatat surat masuk ke dalam buku agenda.
Pencatatan dilakukan dengan menggunakan buku agenda. Petugas dapat membuka dan membaca surat untuk mengetahui apakah surat tersebut merupakan surat dinas biasa, penting atau rahasia. Untuk surat rahasia, petugas tidak diperbolehkan membaca surat, kecuali sudah diizinkan oleh pimpinan. Pencatatan ini sangat penting dilakukan, karena dapat diketahui volume surat masuk setiap hari, minggu, bulan, dan tahun. Juga memudahkan dalam penyimpanan sehingga surat akan lebih mudah ditemukan. Setelah dicatat selanjutnya petugas membubuhkan stempel agenda sebagai tanda bahwa surat sudah dicatat.
Kegiatan pencatatan surat meliputi:
a.membuka,membaca,dan menandai pokok surat,
b.memeriksa lampiran,apakah sesuai atau tidak,
c.membubuhkan tanggal dan paraf penerima surat pada stempel agenda,
d.mencatat surat masuk ke dalam buku agenda.
d) Pengarahan Surat
Pengarahan surat adalah menentukan siapa saja yang selanjutnya akan memproses surat berkaitan dengan permasalahan surat. Pengarahan surat dilakukan oleh pimpinan, karena pimpinanlah yang akan bertanggungjawab terhadap penanganan surat tersebut. Pimpinan dapat menuliskan instruksinya pada lembar disposisi, dan menuliskan siapa yang harus memproses surat tersebut.
Lembar disposisi adalah lembar isian untuk mencatat instruksi dari pimpinan berkaitan dengan proses tindak lanjut dari surat yang diterima dari pihak lain. Orang yang ditunjuk oleh pimpinan untuk menindaklanjuti surat yang dimaksud akan menangani surat berdasarkan instruksi pimpinan tersebut.
Lembar disposisi digolongkan menjadi dua,yaitu:
a.disposisi langsung adalah disposisi yang ditulis langsung pada lembaran surat.
b.disposisi tidak langsung adalah disposisi yang ditulis pada lembaran disposisi tersendiri yang sudah disiapkan.
Pengarahan surat adalah menentukan siapa saja yang selanjutnya akan memproses surat berkaitan dengan permasalahan surat. Pengarahan surat dilakukan oleh pimpinan, karena pimpinanlah yang akan bertanggungjawab terhadap penanganan surat tersebut. Pimpinan dapat menuliskan instruksinya pada lembar disposisi, dan menuliskan siapa yang harus memproses surat tersebut.
Lembar disposisi adalah lembar isian untuk mencatat instruksi dari pimpinan berkaitan dengan proses tindak lanjut dari surat yang diterima dari pihak lain. Orang yang ditunjuk oleh pimpinan untuk menindaklanjuti surat yang dimaksud akan menangani surat berdasarkan instruksi pimpinan tersebut.
Lembar disposisi digolongkan menjadi dua,yaitu:
a.disposisi langsung adalah disposisi yang ditulis langsung pada lembaran surat.
b.disposisi tidak langsung adalah disposisi yang ditulis pada lembaran disposisi tersendiri yang sudah disiapkan.
e)Penyampaian Surat
Jika pimpinan sudah menuliskan instruksinya di lemhar disposisi, maka surat tersebut berikut lembar disposisinya diberikan kepada prang yang ditunjuk oleh pimpinan yang telah ditulis di lembar disposisi. Jika prang yang dimaksud tersebut lebih dari satu, sebaiknya surat tersebut diperbanyak sehingga setiap prang yang ditunjuk akan mendapatkan salinan suratnya. Saat surat tersebut diberikan kepada prang yang telah ditunjuk, maka yang menerima harus menandatangani bukti penerimaan di huku ekspedisi intern.
Kegiatan penyampaian surat meliputi:
a.surat yang disertai lembar disposisi dicatat ke dalam buku ekspedisi intern.
b.menggandakan surat apabila ada beberapa pihak yang ditunjuk oleh pimpinan dalam lembar disposisi.
c.surat didistribusikan kepada yang bersangkutan dengan menggunakan buku ekspedisi intern dan di paraf oleh pihak yang bersangkutan/pihak penerima surat.
Jika pimpinan sudah menuliskan instruksinya di lemhar disposisi, maka surat tersebut berikut lembar disposisinya diberikan kepada prang yang ditunjuk oleh pimpinan yang telah ditulis di lembar disposisi. Jika prang yang dimaksud tersebut lebih dari satu, sebaiknya surat tersebut diperbanyak sehingga setiap prang yang ditunjuk akan mendapatkan salinan suratnya. Saat surat tersebut diberikan kepada prang yang telah ditunjuk, maka yang menerima harus menandatangani bukti penerimaan di huku ekspedisi intern.
Kegiatan penyampaian surat meliputi:
a.surat yang disertai lembar disposisi dicatat ke dalam buku ekspedisi intern.
b.menggandakan surat apabila ada beberapa pihak yang ditunjuk oleh pimpinan dalam lembar disposisi.
c.surat didistribusikan kepada yang bersangkutan dengan menggunakan buku ekspedisi intern dan di paraf oleh pihak yang bersangkutan/pihak penerima surat.
Buku ekspedisi ada dua macam, yaitu:
Buku ekspedisi intern adalah huku yang digunakan untuk mencatat penyampaian/pengiriman, distribusi surat yang disampaikan di dalam lingkungan organisasi/perusahaan sendiri.Buku ekspedisi ekstern adalah buku yang digunakan untuk mencatat penyampaian/pengiriman/distribusi surat kepada pihak lain di luar organisasi/perusahaan.
f) Penyimpanan Surat
Jika surat sudah selesai diproses, maka surat asli harus diserahkan kepada bagian tata usaha untuk disimpan dengan menggunakan sistem penyimpanan tertentu, seperti sistem abjad. sistem subjek, sistem wilayah, sistem tanggal, atau sistem nomor.
Jika surat sudah selesai diproses, maka surat asli harus diserahkan kepada bagian tata usaha untuk disimpan dengan menggunakan sistem penyimpanan tertentu, seperti sistem abjad. sistem subjek, sistem wilayah, sistem tanggal, atau sistem nomor.
2. Penanganan Surat Masuk Sistem Kartu Kendali
Kartu kendali (KK)adalah lembar isian untuk pencatatan penyampaian,dan penyimpanan surat.Dengan kartu kendali,surat yang disimpan dapat dengan mudah diperlukan jika sewaktu-waktu dibutuhkan.selain memudahkan dalam proses pencarian kembali,kartu kendali juga memiliki manfaat lainnya,yaitu:
1.sebagai alat pengendali surat masuk dan keluar.
2.sebagai alat pelacak surat.
3.sebagai arsip pengganti bagi surat-surat yang masih dalam proses.
4.sebagai pengganti buku agenda dan ekspedisi.
1.sebagai alat pengendali surat masuk dan keluar.
2.sebagai alat pelacak surat.
3.sebagai arsip pengganti bagi surat-surat yang masih dalam proses.
4.sebagai pengganti buku agenda dan ekspedisi.
1.Prosedur Penanganan Surat Masuk Penting
a) Penerimaan surat
Sebelumnya telah dibuat ketentuan atau peraturan di tiap instansi bahwa semua surat masuk dan keluar diterima melalui satu pintu, yaitu unit kearsipan. Hal ini akan lebih memudahkan untuk kontrol dan pengawasannya. Dalam pelaksanaannya, kalau suatu unit kerja memerlukan kecepatan dalam memproses surat keluar tersendiri sampai dengan penyampaiannya ke instansi lain dilaksanakan sendiri. Hal ini dapat dilakukan, asalkan dua kartu kendali diserahkan kepada unit kearsipan, sehingga unit kearsipan selalu mengetahui pula apa yang telah dilaksanakan.
•Tugas juru/petugas penerima surat yaitu:
a.Menerima surat masuk dari instansi lain dan menandatangani surat pengantarnya, serta membubuhi cap tanggal pada sampul surat.
b.Menyortir surat masuk tersebut berdasarkan tanda yang terdapat pada sampul antara lain surat kilat, surat segera, surat pribadi, surat salah alamat, dan surat rahasia.
c.Menyerahkan surat tersebut ke pencatat surat.
d.Menerima surat keluar dari instansi sendiri untuk dikirimkan melalui pos atau kurir.
Sebelumnya telah dibuat ketentuan atau peraturan di tiap instansi bahwa semua surat masuk dan keluar diterima melalui satu pintu, yaitu unit kearsipan. Hal ini akan lebih memudahkan untuk kontrol dan pengawasannya. Dalam pelaksanaannya, kalau suatu unit kerja memerlukan kecepatan dalam memproses surat keluar tersendiri sampai dengan penyampaiannya ke instansi lain dilaksanakan sendiri. Hal ini dapat dilakukan, asalkan dua kartu kendali diserahkan kepada unit kearsipan, sehingga unit kearsipan selalu mengetahui pula apa yang telah dilaksanakan.
•Tugas juru/petugas penerima surat yaitu:
a.Menerima surat masuk dari instansi lain dan menandatangani surat pengantarnya, serta membubuhi cap tanggal pada sampul surat.
b.Menyortir surat masuk tersebut berdasarkan tanda yang terdapat pada sampul antara lain surat kilat, surat segera, surat pribadi, surat salah alamat, dan surat rahasia.
c.Menyerahkan surat tersebut ke pencatat surat.
d.Menerima surat keluar dari instansi sendiri untuk dikirimkan melalui pos atau kurir.
b) Pencatatan surat
Surat-surat yang diterima oleh pencatat dinilai menjadi tiga kategori, yaitu surat penting, biasa, atau rahasia. Kegiatan ini memerlukan pemikiran yang tajam, mengerti segala persoalan dalam lingkungan instansinya, dan harus teliti.
Untuk surat yang penting, maka dicatat menggunakan kartu kendali rangkap tiga. Untuk surat yang biasa menggunakan lembar pengantar surat biasa. Surat rahasia menggunakan lembar pengantar surat rahasia.
Tugas mencatat surat bukanlah tugas yang mudah, sebab petugas pencatat harus dapat benar-benar menentukan indeks dan kode secara tepat. Kalau petugas pencatat tersebut sukar menentukan indeks dan kode, sebaiknya dikosongkan dulu dan diserahkan kepada pengarah (atasan) untuk mengisi kolom tersebut. Kalau memang diperlukan kecepatan dan volume surat penting banyak sekali, maka pencatatan kartu kendali dapat dilakukan oleh heberapa petugas lain yang juga telah terlatih.
•Tugas pencatat surat (juru catat surat) adalah sebagai berikut.
1) Mencatat surat penting menggunakan kartu kendali, surat biasa dengan lembar pengantar surat biasa, surat rahasia menggunakan lembar pengantar surat rahasia.
2) Menyatukan kartu kendali dengan surat menggunakan paper clip dan meneruskan ke pengarah surat.
Untuk surat yang penting, maka dicatat menggunakan kartu kendali rangkap tiga. Untuk surat yang biasa menggunakan lembar pengantar surat biasa. Surat rahasia menggunakan lembar pengantar surat rahasia.
Tugas mencatat surat bukanlah tugas yang mudah, sebab petugas pencatat harus dapat benar-benar menentukan indeks dan kode secara tepat. Kalau petugas pencatat tersebut sukar menentukan indeks dan kode, sebaiknya dikosongkan dulu dan diserahkan kepada pengarah (atasan) untuk mengisi kolom tersebut. Kalau memang diperlukan kecepatan dan volume surat penting banyak sekali, maka pencatatan kartu kendali dapat dilakukan oleh heberapa petugas lain yang juga telah terlatih.
•Tugas pencatat surat (juru catat surat) adalah sebagai berikut.
1) Mencatat surat penting menggunakan kartu kendali, surat biasa dengan lembar pengantar surat biasa, surat rahasia menggunakan lembar pengantar surat rahasia.
2) Menyatukan kartu kendali dengan surat menggunakan paper clip dan meneruskan ke pengarah surat.
c) Pengarahan atau pengendalian surat
Petugas pengarah surat adalah pimpinan pada unit kearsipan (misalnya: Kepala Tata Usaha).
•Tugas pengarah surat antara lain sebagai berikut.
1) Menerima surat yang telah dilampiri tiga lembar kartu kendali.
2) Menentukan arah surat, kepada siapa atau ke unit mana surat diteruskan.
3) Mengisi kolom indeks, kode, dan pengolah pada kartu kendali.
4) Mengamhil kartu kendali 1 (putih) dan disimpan disimpan di kotak kartu kendali yang berfungsi sebagai alat pengendali surat dan setelah satu tahun dijilid.
5) Meneruskan kartu kendali 2 dan 3 kepada unit pengolah.
Petugas pengarah surat adalah pimpinan pada unit kearsipan (misalnya: Kepala Tata Usaha).
•Tugas pengarah surat antara lain sebagai berikut.
1) Menerima surat yang telah dilampiri tiga lembar kartu kendali.
2) Menentukan arah surat, kepada siapa atau ke unit mana surat diteruskan.
3) Mengisi kolom indeks, kode, dan pengolah pada kartu kendali.
4) Mengamhil kartu kendali 1 (putih) dan disimpan disimpan di kotak kartu kendali yang berfungsi sebagai alat pengendali surat dan setelah satu tahun dijilid.
5) Meneruskan kartu kendali 2 dan 3 kepada unit pengolah.
d) Penyampaian surat ke unit pengolah
Unit pengolah terdiri dari bagian-bagian berikut.
1) Tata usaha unit pengolah
Tugasnya yaitu:
a) Menerima surat dan kartu kendali 2 dan 3 serta memarafnya sebagai bukti bahwa surat sudah diterima.
b) Mengembalikan kartu kendali 2 kepada pengarah surat untuk diteruskan kepada penata arsip (arsiparis), kartu kendali 3 tetap melekat pada surat.
c) Membuat dua lembar disposisi, kemudian melampirkan surat herikut lemhar disposisi 1 dan 2 untuk disampaikan kepada pimpinan unit pengolah.
d) Menerima kembali surat, kartu kendali 3 dan lembar disposisi 1 clan 2 yang telah diisi oleh pimpinan unit pengolah.
e) Menyimpan kartu kendali 3 dan meneruskan surat herikut dengan lembar disposisi kepada pelaksana sesuai instruksi yang ada di disposisi.
f) Menerima surat dan lembar disposisi 1 kemhali dari pelaksana, jika surat tersehut sudah selesai diproses, untuk kemudian disimpan beherapa lama. Jika surat tersehut sudah menurun nilai gunanya (in-aktif), maka surat herikut kartu kendali 3 diserahkan kepada penata arsip dan ditukar dengan kartu kendali 2, sehagai hukti hahwa surat disimpan di unit kearsipan oleh penata arsip.
1) Tata usaha unit pengolah
Tugasnya yaitu:
a) Menerima surat dan kartu kendali 2 dan 3 serta memarafnya sebagai bukti bahwa surat sudah diterima.
b) Mengembalikan kartu kendali 2 kepada pengarah surat untuk diteruskan kepada penata arsip (arsiparis), kartu kendali 3 tetap melekat pada surat.
c) Membuat dua lembar disposisi, kemudian melampirkan surat herikut lemhar disposisi 1 dan 2 untuk disampaikan kepada pimpinan unit pengolah.
d) Menerima kembali surat, kartu kendali 3 dan lembar disposisi 1 clan 2 yang telah diisi oleh pimpinan unit pengolah.
e) Menyimpan kartu kendali 3 dan meneruskan surat herikut dengan lembar disposisi kepada pelaksana sesuai instruksi yang ada di disposisi.
f) Menerima surat dan lembar disposisi 1 kemhali dari pelaksana, jika surat tersehut sudah selesai diproses, untuk kemudian disimpan beherapa lama. Jika surat tersehut sudah menurun nilai gunanya (in-aktif), maka surat herikut kartu kendali 3 diserahkan kepada penata arsip dan ditukar dengan kartu kendali 2, sehagai hukti hahwa surat disimpan di unit kearsipan oleh penata arsip.
e) Penyimpanan atau penataan arsip
•Tugas penata arsip (arsiparis) adalah sebagai berikut.
1) Menerima kartu kendali 2 yang telah diparaf tata usaha unit pengolah dan disimpan di kotak kartu kendali sebagai bukti bahwa surat sedang diproses di unit pengolah.
2) Menerima surat yang sudah selesai diproses oleh unit pengolah dan menukar kartu kendali 2 dengan kartu kendali 3.
3) Menyimpan surat dengan menggunakan sistem tertentu
1) Menerima kartu kendali 2 yang telah diparaf tata usaha unit pengolah dan disimpan di kotak kartu kendali sebagai bukti bahwa surat sedang diproses di unit pengolah.
2) Menerima surat yang sudah selesai diproses oleh unit pengolah dan menukar kartu kendali 2 dengan kartu kendali 3.
3) Menyimpan surat dengan menggunakan sistem tertentu
2.Prosedur Penanganan Surat Masuk Biasa
Dalam penanganan surat masuk yang bersifat biasa, tidak perlu dicatat dalam kartu kendali, tetapi menggunakan lembar pengantar surat biasa. Alur kerjanya juga sedikit lebih pendek jika dibandingkan dengan kartu kendali. Surat biasa tidak perlu cepat disampaikan ke unit pengolah, tetapi dapat menunggu 1 atau 2 hari sampai terkumpul agak banyak, karena pencatatan dapat dilakukan sekaligus untuk beberapa surat dalam satu lembar pengantar surat biasa. Jika menggunakan kartu kendali, satu lembar surat dicatat dalam satu lembar kartu kendali rangkap 3, tidak bisa beberapa surat dicatat sekaligus dalam satu kartu kendali. Karena bersifat biasa, penyimpanan surat tidak terlalu lama, dan cukup disimpan di unit pengolah saja, tidak perlu lagi diserahkan kepada penata arsip. Penghapusan arsipnya pun dilakukan di unit pengolah.
Langkah-langkah pengurusan surat masuk biasa adalah sebagai berikut.
1) Surat-surat masuk biasa dikumpul 1 atau 2 hari, setelah banyak baru dicatat dalam lembar pengantar surat biasa rangkap 2.
2) Setelah dicatat, maka surat-surat tersebut disampaikan ke unit pengolah bersama lembar pengantarnya.
3) Unit pengolah membubuhi paraf pada lembar pengantar. Selanjutnya lembar pengantar 1 dikembalikan kepada pencatat.
Langkah-langkah pengurusan surat masuk biasa adalah sebagai berikut.
1) Surat-surat masuk biasa dikumpul 1 atau 2 hari, setelah banyak baru dicatat dalam lembar pengantar surat biasa rangkap 2.
2) Setelah dicatat, maka surat-surat tersebut disampaikan ke unit pengolah bersama lembar pengantarnya.
3) Unit pengolah membubuhi paraf pada lembar pengantar. Selanjutnya lembar pengantar 1 dikembalikan kepada pencatat.
3.Prosedur Penanganan Surat Masuk Rahasia
Dalam menangani surat masuk yang bersifat rahasia, hanya pimpinan yang boleh membaca surat, kalau pun ada yang boleh mengetahui itu pun hanya pada orang tertentu saja yang sudah ditunjuk langsung oleh pimpinan. Penyampaian surat kepada pimpinan dalam keadaan tertutup atau masih bersampul.
Langkah-langkah penanganan surat masuk rahasia adalah sebagai berikut.
1) Surat rahasia diterima oleh penerima surat dan menyerahkan kepada pencatat surat.
2) Pencatat mencatat surat tanpa membuka sampul ke dalam lembar pengantar surat rahasia (rangkap 2) lalu menyerahkan kepada pengarah surat.
3) Pengarah surat memeriksa pengisian lembar pengantar dan meneruskan kepada pimpinan unit pengolah.
4) Pimpinan unit pengolah memberi paraf pada lembar pengantar 1 dan 2.
5) Pimpinan unit pengolah menyimpan surat dan lembar pengantar 2, lembar pengantar.
1) Surat rahasia diterima oleh penerima surat dan menyerahkan kepada pencatat surat.
2) Pencatat mencatat surat tanpa membuka sampul ke dalam lembar pengantar surat rahasia (rangkap 2) lalu menyerahkan kepada pengarah surat.
3) Pengarah surat memeriksa pengisian lembar pengantar dan meneruskan kepada pimpinan unit pengolah.
4) Pimpinan unit pengolah memberi paraf pada lembar pengantar 1 dan 2.
5) Pimpinan unit pengolah menyimpan surat dan lembar pengantar 2, lembar pengantar.
Sumber:
Kearsipan
Program keahlian manajemen perkantoran
Untuk SMK/MAK Kelas X
Kearsipan
Program keahlian manajemen perkantoran
Untuk SMK/MAK Kelas X
Revisi kurikulum 2013
Penerbit Erlangga
Percetakan: PT Gelora Aksara Pratama
Penulis: Sri Endang R.,Sri Mulyani,dan Suyetty
Penerbit Erlangga
Percetakan: PT Gelora Aksara Pratama
Penulis: Sri Endang R.,Sri Mulyani,dan Suyetty
Tidak ada komentar:
Posting Komentar